Bij Veiligheidsregio Limburg-Noord zorgen we ervoor dat inwoners, partners en collega’s in goede handen zijn. Dat geldt ook voor Lilian Eedel-Bloedt. Lilian is adviseur Informatiebeheer. Wat zij doet is niet direct zichtbaar voor onze inwoners, maar is wel onmisbaar: zij zorgt ervoor dat informatie vindbaar, betrouwbaar en bruikbaar blijft. Zo vormt informatiebeheer het fundament voor goed werk, of het nu gaat om brandweer, GGD of crisisorganisatie. “Het klinkt misschien stoffig, maar mijn vak is allesbehalve saai.”
Hoe ben je begonnen en hoe kwam je terecht bij de veiligheidsregio?
“In 1987 kreeg ik de opdracht om een documentatiecentrum gezondheidsvoorlichting en opvoeding op te zetten bij de BaGD (BasisGezondheidsDienst) in Roermond. Ik kreeg daar een half jaar de tijd voor. Al snel bleek dat je zoiets niet in zes maanden uit de grond stampt, dus toen kreeg ik een vaste aanstelling.
In die begintijd waren we vooral bezig met gezondheidsvoorlichting. Leerkrachten van basisscholen en later ook middelbare scholen, konden bijvoorbeeld lespakketten bij ons lenen om in de klas te gebruiken. Later breidden we dat uit naar een gezondheidslijn. Inwoners van onze regio konden daar telefonisch hun vragen stellen. Zo groeide mijn rol steeds verder mee met de organisatie. Ik heb ook nog een bedrijfsbibliotheek met vakliteratuur opgezet voor onze eigen collega’s. Op een gegeven moment werd alles steeds meer gedigitaliseerd en was een bibliotheek niet meer nodig. Nu ben ik als adviseur onderdeel van het team Informatiebeheer. Dat was een logische stap gezien mijn achtergrond. Ik ben afgestudeerd als bibliothecaris bedrijfsbibliotheek. Nu zou dat een ICT-opleiding zijn.”
Wat houdt je huidige functie als adviseur Informatiebeheer precies in?
“Mijn collega’s en ik geven advies over hoe wij informatie nu en in de toekomst kunnen blijven gebruiken. Alles wat ooit op papier gebeurde (van dossiers tot beleidsbesluiten) is nu digitaal. Dat heeft voordelen, maar ook risico's. Informatie kan makkelijk per ongeluk worden verwijderd of veranderd. Daarnaast staat informatie op veel verschillende plekken, in de programma's van de verschillende vakgebieden, Sharepoint en mailboxen. Doordat informatie zo verspreid is, raak je snel het overzicht kwijt en kan informatie zoek raken of missen in dossiers. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat informatie altijd vindbaar, bruikbaar en betrouwbaar blijft.
We moeten ook voldoen aan de wettelijke bewaartermijnen. Bepaalde informatie hoeven we maar een jaar te bewaren, andere veertig jaar of zelfs voor de eeuwigheid. Dat vraagt veel afstemming. Hoe verloopt het werkproces, hoe richt je processen zo in dat medewerkers hun informatie op de juiste manier opslaan? Hoe zorg je ervoor dat nieuwe applicaties voldoen aan archiveringseisen?
Goed met onze informatie omgaan is een taak van iedereen binnen onze organisatie. Het team Informatiebeheer helpt daarbij.
Wat vind je het leukste aan je werk?
“Het allerleukste vind ik de gesprekken die ik heb met collega’s over hun vak. Ik kom overal in de organisatie: van brandweer tot GGD en van staf tot crisisorganisatie. Iedere keer leer ik hoe processen werken en welke rol informatie daarin speelt. Dat verbinden van disciplines geeft me energie. Vaak gaat het niet alleen over archivering, maar ook over informatieveiligheid, privacy en ICT. Het mooie is dat je bijna altijd integraal moet denken: het ene vraagstuk raakt vanzelf aan een ander.
Die breedte maakt het werk uitdagend. En saai wordt het nooit . Er is altijd wel een nieuw vraagstuk, een nieuwe applicatie of een veranderend proces waar we onze tanden in kunnen zetten.
Ik vind het ook belangrijk dat wij goed met onze informatie om gaan. Als overheidsorganisatie worden wij betaald met belastinggeld van onze inwoners. Je moet daarom uit kunnen leggen hoe je daarmee om gaat. Waarom en hoe beslissingen genomen worden. Onze taak is ervoor te zorgen dat die informatie altijd terug te vinden is en bruikbaar blijft. “
Hoe zou je de cultuur en samenwerking binnen je team omschrijven?
“Informatiebeheer is onderdeel van het team InformatieVoorziening en Technologie (IV&T). Dat betekent dat we nauw samenwerken met onder andere de CISO (Chief Informatie Security Officer), de Privacy Officer en de ICT-collega’s. Dat vind ik een enorme meerwaarde, want ons vakgebied heeft alles met elkaar te maken.
Ons eigen team Informatiebeheer bestaat uit zes mensen. We zijn flexibel, open en altijd bereid elkaar te helpen of te vervangen. Ik vind dat we echt een fijn functionerend team hebben. Die open houding is erg belangrijk. Je moet een mensen-mens zijn en kunnen samenwerken. Een nieuwsgierige en analytische houding is ook belangrijk. Vragen stellen en processen doorgronden, dat is een heel belangrijk onderdeel van ons werk. Dat is voor ons minstens zo belangrijk als kennis van het vak.”
Wat zie jij als de grootste uitdaging voor de komende jaren?
“De grootste uitdaging is om samen heel helder af te spreken waar welke informatie thuishoort. Onze veiligheidsregio is een grote organisatie met veel verschillende werkgebieden en disciplines. We werken in heel veel verschillende programma's. Dat maakt het soms ingewikkeld. Als we met elkaar geen duidelijke afspraken maken, raken we het overzicht kwijt en wordt informatie moeilijk vindbaar.
Ik hoop dat we over vijf jaar kunnen zeggen: dit is gelukt. Want goede informatievoorziening is geen bijzaak, het is de basisvoorwaarde voor ons werk. Of je nu in de crisisorganisatie zit of in een ondersteunend proces: zonder betrouwbare informatie kun je je taak niet goed uitvoeren.”
Interesse om voor Veiligheidsregio Limburg-Noord te werken?
Ben jij na het lezen van het verhaal van Lilian enthousiast geworden over het werken voor Veiligheidsregio Limburg-Noord? We zijn altijd op zoek naar enthousiaste kandidaten voor onze organisatie. Bekijk onze vacaturepagina www.werkenbijvrln.nl en zie of er iets voor je bij zit!